Mit welchem einfachen Vorgehen können schon beim ersten Projektgespäch mit dem Kunden, alle Informationen korrekt erfasst und für Dritte verfügbar gemacht werden ?

Immer die gleichen Defizite
Mein Erfahrungen aus Jahren mit Projektplanung werden leider immer wieder auch bei BCM Projekten bestätigt. Wenn ich bei einem Kundengespräch zu einem Projekt keine skizzenartigen Notizen mache und meine gesammelten Informationen nur als Text in einer EMail weitergebe, dann sind Nachfragen geradezu vorprogrammiert.
Eine Skizze hat noch den großen Vorteil, das der Kunde beim Gespräch sogar sofort kontrollieren kann, ob ich das verstanden habe, was er gemeint hat was nicht automatisch gegeben ist... Und wenn das Gespräch am Telefon stattgefunden hat ? Auch super, dann scannen Sie das Dokument mit Ihrem Handy und senden es an den Kunden. Ein sehr, sehr gutes Werkzeug dazu ist die APP CamScanner hier die Internetseite

Und ganz wichtig, hören Sie zu was der Kunde will. Leiten Sie das Gespräch so, das der Kunde auch nur sagt WAS er will, nicht WIE er das Problem lösen würde.
Erst vollständig das WAS - dann das WIE !!! Dabei ist es auch wichtig zu erfassen, ob derjenige der Ihnen gegenübersitzt eventuell ungewollt "Stille Post spielt". Er also nicht der Betreiber der Anlage mit seinen Anforderungen ist, sondern der Elektriker, welcher schon mal was falsch verstanden haben kann, bevor er es mit Ihnen bespricht ! Ich halte fast jede Wette, das Sie so nicht 100% der Anforderungen des Betreibers erfahren, außer wenn sie als Ausnahmefall schriftlich vorliegen.

Simple Struktur
Für Projekte, welche sich im Kern um Zutrittskontrolle drehen, kann man eigentlich immer mit einer gleichen Struktur arbeiten. Es existieren immer Bereiche (Grundstück, Raum...) und Übergänge von einem in den anderen Bereich (Türen). Stellt man das Projekt in dieser Form als Skizze dar, dann hat man am Ende des Gespräches eine sehr hohe Wahrscheinlichkeit:

• - das über alles gesprochen wurde
  - das ich alle so verstanden habe wie es der Kunde gemeint hat
  - das ich ein Dokument habe, das als Datei zur weiteren Bearbeitung bereitgestellt werden kann
  - das ich nebenbei schon die Zutrittsgruppen geplant habe, die bei der Inbetriebnahme konfiguriert werden müssen.

BCM Comics
Wenn man die entstehende Skizze auch noch ein wenig farbig gestaltet, dann entstehen bei mir die BCM Comis. Hier dürfen nach dem Erfassen des WAS auch schon Ansätze des WIE enthalten sein. Aber erst nachdem die Grundanforderungen erfasst wurden. Schlagworte:
Dokumentation: {GUIx????} {UMxHTML5} {UMxFlash}
Projektschritt: {xAkquise} {xPlanung}